Pilastri della comunicazione efficace
Un recente rapporto di Forbes afferma che i project manager devono essere esperti sia nella comunicazione verbale che non verbale. Più specificamente, dovrebbero essere in grado di comunicare in modo efficace tramite chiamate telefoniche, messaggi istantanei, strumenti di collaborazione di progetto come Slack, chat Web, e-mail, videoconferenza e faccia a faccia. Ciò è importante per diversi motivi perché oltre il 55% dell'interpretazione del messaggio si basa sul linguaggio del corpo e sulle espressioni facciali, secondo il dott. John Lund, esperto di comunicazione interpersonale e ricercatore. Altri aspetti che influenzano la comunicazione includono il tono della voce (37 per cento) e le parole usate (8 per cento). Allo stesso tempo, un project manager deve mantenere il giusto equilibrio di comunicazione interna ed esterna, specialmente nei casi in cui il proprietario del progetto è un cliente. I project manager dovrebbero anche evitare la comunicazione al volo a meno che non sia necessario perché genera incertezza tra i membri del progetto. Inoltre, potrebbe indurre i membri del progetto a spostare la propria attenzione dalle attività principali alle funzioni che potrebbero essere gestite in modo più efficiente da parte del personale non responsabile del progetto.
Piano di comunicazione
Per evitare i problemi discussi sopra, la gestione del progetto dovrebbe essere basata su una strategia di comunicazione pre-pianificata. Questa strategia dovrebbe includere un circuito di feedback e definire chiaramente i giusti canali di comunicazione, responsabilità, ruoli e gerarchia. Un framework di comunicazione adeguatamente strutturato eviterà i colli di bottiglia del progetto causati dall'incoerenza della comunicazione.
Per saperne di più su come la comunicazione gioca un ruolo chiave nei risultati della gestione dei progetti, dai un'occhiata a questa infografica creata dal programma di Master online in Project Management dell'Università di Brandeis.
