Per consentire ai team di operare in modo efficace, è importante sviluppare l'ambiente giusto in cui operare, oltre a fornire gli strumenti e le risorse giuste. Per aiutare a chiarire e definire il tipo di ambiente che dovrebbe essere, abbiamo raccolto alcuni dei punti più importanti da considerare quando si cerca di favorire la collaborazione in team, inclusi suggerimenti su leadership, cultura e impegno.
Quindi, la prossima volta che devi riunire le persone e convincerle a fornire risultati, questo è ciò che dovresti tenere a mente.
1. Utilizzare la tecnologia
In un ambiente di lavoro in rapida evoluzione, le capacità tecnologiche sfidano sempre più le tradizionali norme d'ufficio; uno di questi esempi riguarda il modo in cui i membri del team possono tenersi aggiornati su dove si trovano attualmente nella sequenza temporale del progetto.
In precedenza, ciò avrebbe potuto richiedere una riunione del team, ma poiché i team del progetto si disperdono fisicamente, questo non è più così pratico; non è realistico, ad esempio, aspettarsi che Jane, la graphic designer, voli ogni venerdì mattina per l'ufficio di New York City per i prossimi due mesi solo per dimostrare i suoi ultimi progetti.
Pertanto, è importante investire in strumenti di collaborazione efficaci. Attraverso l'uso corretto di uno spazio di lavoro online, come un'app o una piattaforma cloud adatta, Jane può invece caricare un documento in tempo reale su un sito o una posizione centrale e ottenere rapidamente feedback, consentendo un modo di lavorare più fluido ed efficiente. Nega anche le ore sprecate in una sala riunioni soffocante che potrebbe essere meglio trascorrere davanti allo schermo di un computer.
Naturalmente, questa non è una soluzione universale; a volte è preferibile fare brainstorming di persona ed è anche pertinente considerare questioni di sicurezza come permessi di file e trasferimenti di dati. Ma nel grande schema delle cose, l'uso corretto degli strumenti tecnologici può avere un impatto monumentale sulla collaborazione, creando modi semplici ed efficaci per tutti essere continuamente sincronizzati.
2. Assicurarsi che la comunicazione sia universale
La comunicazione è una componente fondamentale del lavoro di squadra e senza di essa, qualsiasi progetto è destinato a fallire. Questo non significa solo inviare molte e-mail o insistere sulle teleconferenze quotidiane; la comunicazione riguarda sia chi dice cosa che quante volte si dice.
Ad esempio, se una voce viene ascoltata costantemente al di sopra di altre o se alcuni membri non stanno assumendo il loro peso in termini di idee e contributi, è improbabile che il tuo team stia massimizzando il suo pieno potenziale. Questo è il motivo per cui è importante che ogni membro del team faccia parte della conversazione e che, indipendentemente dal loro ruolo o dal loro "rango" all'interno della gerarchia, vengano ascoltati. Dopotutto, uno dei maggiori vantaggi del lavoro collaborativo è la disponibilità immediata di una serie di competenze e punti di vista, quindi perché sprecarli?
Incoraggiare costantemente le persone a parlare e promuovere un ambiente in cui si sentano a proprio agio nel farlo; in caso contrario, non è una collaborazione, ma semplicemente una piccola percentuale del gruppo che dice a tutti gli altri cosa fare.
3. Creare responsabilità
Con questo in mente, è ancora importante che tutti nel team sappiano dove si trovano; in qualsiasi ambiente, la collaborazione è efficace solo quando ogni membro conosce il proprio ruolo. Assegnare determinati compiti a determinati individui significa che il lavoro non viene ripetuto, il tempo non viene sprecato e c'è responsabilità per ogni parte del progetto - e questa dovrebbe essere una priorità per i project manager.
Allo stesso modo, è anche necessario fissare degli obiettivi; per ottenere progressi, i progressi devono essere misurabili, dopo tutto. Ciò aiuta anche la collaborazione perché una volta che tutti sanno quale direzione devono prendere, non mancano la chiarezza o la procrastinazione; c'è uno scopo chiaro in ciò che deve essere fatto.
Ricorda: sebbene possa sembrare controproducente per l'innovazione, tenere d'occhio ciò che il tuo team sta facendo e assegnare i compiti di conseguenza può effettivamente avere l'effetto opposto. Quando le persone sanno qual è l'obiettivo finale, è più facile lavorare insieme per raggiungerlo.
4. Coinvolgi i tuoi dipendenti
La collaborazione funziona meglio quando i membri del team sono appassionati del progetto e desiderosi di impegnare la loro energia creativa. Dopotutto, è improbabile che i dipendenti disimpegnati che non hanno alcun tipo di entusiasmo o guida contribuiscano molto.
Ecco perché l'impegno dei dipendenti è così importante. Sebbene sia generalmente percepito come parte di una più ampia strategia di gestione e risorse umane, il suo effetto nel contesto di un team di progetto è più immediato; in molti casi, può rendere o interrompere il successo del progetto.
Naturalmente, se stai lavorando con un cliente interessante, l'armonia è più facile da raggiungere. Ma se si tratta di una vendita difficile in termini di portata, cronologia o qualsiasi altro fattore dannoso, potrebbe essere necessario essere creativi. Qui è dove le tue capacità di leadership sono maggiormente necessarie; mantenere le persone motivate è spesso ciò che separa un buon project manager da uno mediocre.
5. Assicurarsi che la nave sia governata
Lo scambio di informazioni, idee e opinioni è davvero il segno di una sana collaborazione di gruppo. Ma in termini di un progetto che ha fissato obiettivi e traguardi, deve esserci anche una figura al timone che prende decisioni quando lo scontro di opinioni o le idee competono; altrimenti, le persone semplicemente calpesteranno le dita dei piedi.
Questo può essere un compito complicato, poiché non solo devi scegliere la migliore linea d'azione, ma anche bilanciare l'elemento umano. Se il Membro X appoggia la propria idea, ma decidete di seguire il suggerimento del Membro Y, che effetto avrà sulle relazioni future? Anche se questo non dovrebbe essere un problema in un team di professionisti, le persone risponderanno sempre in modo diverso a determinati scenari, dopo tutto.
La cosa importante da ricordare, tuttavia, è che la collaborazione è inutile se non fa avanzare qualcosa. Discutere sul modo migliore di procedere, ad esempio, può diventare un pantano se non c'è qualcuno lì a tracciare una linea. Fintanto che spieghi alle persone perché la loro idea non è fattibile e rimani aperto e incoraggiante, allora non dovrebbe causare problemi e non dovrebbe soffocare lo spirito collaborativo.
6. Essere diversi
Portare sei persone in una stanza che pensa esattamente allo stesso modo e chiedere loro di trovare una soluzione a un problema potrebbe dare una risposta rapida ed efficiente, ma ciò non significa necessariamente che potrebbe essere il migliore. Questo è il motivo per cui, quando si seleziona una squadra, si dovrebbe cercare di attingere a quante più diverse aree di competenza e conoscenza possibile.
Più prospettive puoi attingere, più innovative e approfondite saranno le soluzioni. La semplice creazione di una camera di eco per le stesse idee e lo stesso modo di pensare è l'antitesi della creatività. Quindi, attingi da persone che hanno mentalità, esperienze ed esperienze diverse e offri loro una piattaforma in cui tutti possano applicare i loro pensieri in modo equo ed efficace.
La collaborazione in team è di vitale importanza. Promuove l'innovazione, aumenta l'efficienza e promuove la responsabilità, che sono tutti fattori chiave per un'organizzazione di successo. Creare l'ambiente in cui può prosperare, tuttavia, richiede pianificazione, consapevolezza e forte leadership.
Spero che questo articolo dimostri dove concentrare la tua attenzione e la tua energia, permettendo al tuo team di raccogliere successivamente i benefici.
Hai altri suggerimenti su come migliorare la collaborazione in team? Facci sapere nella sezione commenti qui sotto!
