Non si tratta solo di pagare i dipendenti in tempo. La creazione di un solido sistema di gestione stipendi ad alte prestazioni è vitale per una serie di esigenze aziendali aggiuntive, non ultimo l'adempimento degli obblighi fiscali e la prevenzione di costose penalità di conformità. È la base su cui le aziende consolidano la propria reputazione, attraggono nuovi talenti e facilitano la crescita mese per mese, anno per anno. I sistemi deboli causano errori di retribuzione - errori portano a dipendenti infelici e, in definitiva, a clienti e clienti infelici.
Le capacità e le competenze degli amministratori delle buste paga possono fare un'enorme differenza in termini di prestazioni complessive: personale competente e capace ispira fiducia, elimina errori e contribuisce ad aumentare la produttività. Al contrario, i collegamenti più deboli nella catena hanno effetti complessi sull'infrastruttura più ampia.
Con questo in mente, chiunque stia considerando una carriera nel libro paga dovrebbe farsi la domanda: quali abilità e caratteristiche dovrei sviluppare per gestire le esigenze del moderno ambiente del libro paga ...?
1. Conoscenza della conformità
Uno dei compiti fondamentali degli amministratori delle buste paga è garantire che il servizio che forniscono rispetti una rete di requisiti di conformità. Dal momento che è strettamente connessa alla normativa fiscale e legale, comprendere come ottenere e osservare la conformità in corso è un'abilità importante. I requisiti sono diversi in tutto il mondo: dovresti essere in grado di dimostrare un profondo livello di conoscenza della conformità per la loro località.
2. Competenze matematiche e matematiche forti
Il ruolo richiede di gestire frequentemente dati numerici e calcoli complessi. Quindi, un alto livello di calcolo e un'attitudine per la matematica e la contabilità sono caratteristiche importanti per tutto il personale delle retribuzioni, che dovrà fornire una retribuzione netta accurata ai dipendenti, effettuare detrazioni legali e presentare rapporti fiscali accurati alle autorità fiscali come HMRC.
3. Possedere esperienza professionale
Avere l'esperienza professionale adeguata è estremamente importante. Ruoli professionali precedenti informeranno le decisioni di assunzione: un candidato che ha lavorato per una piccola o media impresa è pronto per la transizione verso un'organizzazione più grande? Il candidato apprezza le esigenze e le sfide uniche che l'organizzazione del datore di lavoro deve affrontare?
4. Competenze nella risoluzione dei problemi
Il ruolo crea spesso problemi, come calcoli errati, irregolarità fiscali e problemi di conformità. Dovresti essere pronto ad affrontare questi problemi in modo rapido ed efficiente e ad anticipare potenziali sfide in futuro. Quando si affrontano i problemi unici che un'organizzazione può incontrare, il pensiero creativo può essere altrettanto importante della capacità di ridurre i numeri.
5. Abilità comunicative e fiducia
La complessità del processo di gestione stipendi può renderlo piuttosto confuso per i dipendenti di altri dipartimenti. Dovrai interagire con gli individui a tutti i livelli delle organizzazioni e spiegare cosa stai facendo con chiarezza e fiducia. Quando le modifiche influiscono sul sistema, gli amministratori devono essere in grado di comunicare in che modo verrà influenzato il resto dell'azienda.
6. Competenze per il servizio clienti e l'etichetta
Affronterai le richieste dei clienti che cercano informazioni su una serie di argomenti relativi alla retribuzione - non ultimo tasse, sicurezza sociale e una serie di detrazioni periferiche dai loro stipendi. Quando si affrontano questo tipo di domande, gli amministratori devono essere in grado di osservare l'etichetta corretta in ogni momento e fornire un eccellente servizio clienti.
7. Flessibilità
Il processo di gestione stipendi coinvolge molte parti mobili e, per necessità, un elemento di imprevedibilità umana. Devi essere abbastanza flessibile da mantenere un elevato standard di conformità, gestendo al contempo le mutevoli esigenze professionali e personali dei clienti. Con le scadenze che incombono, un sistema di gestione stipendi potrebbe dover adattarsi rapidamente per consegnare in tempo.
8. Capacità di pianificare e definire le priorità
Ogni ciclo di retribuzione coinvolgerà un ampio elenco di attività, con una gerarchia di importanza. Pianificare un approccio a una serie di scadenze salariali e fiscali sarà una parte significativa del tuo lavoro. Una volta alla settimana o mese per mese, gli amministratori dovrebbero essere in grado di identificare e affrontare quei compiti che richiedono la loro attenzione immediata, senza compromettere il sistema che hanno sviluppato.
9. Competenze decisionali
È possibile che venga richiesto di prendere decisioni che riguardano un numero elevato di persone o che hanno implicazioni per la più ampia infrastruttura aziendale. In queste situazioni, devi essere in grado di applicare un attento processo di pensiero a quella che potrebbe essere una situazione difficile e agire in modo deciso nel portare avanti il corso d'azione scelto.
10. Responsabilità e affidabilità
Gli amministratori delle buste paga assumono una responsabilità significativa come parte del loro ruolo, non solo nei confronti dei singoli clienti, ma della loro organizzazione nel suo insieme. Che si tratti di servire una manciata di dipendenti affiatati di piccole imprese o migliaia di personale in un'azienda, è necessario essere abbastanza affidabili da consegnare in modo accurato, puntuale e entro i parametri di una gamma di requisiti di conformità legale.
11. Discrezione
Dovrai gestire dati personali sensibili. Una perdita di dati può essere estremamente dannosa per un'azienda, insieme a dipendenti e clienti. Per garantire la protezione dei dati sensibili, è necessario comprendere i protocolli di sicurezza e privacy di un'organizzazione e la necessità critica di discrezione.
12. Competenze amministrative e attenzione ai dettagli
I potenziali nuovi membri di un team di gestione stipendi avranno bisogno di una serie di competenze amministrative. La conoscenza delle funzioni generali dell'ufficio, la capacità organizzativa e un alto livello di alfabetizzazione informatica sono tutte estremamente utili. Ottenere "piccoli dettagli" - come la tenuta dei registri e la gestione dei dati - è corretto è un passo essenziale verso il raggiungimento dell'elevato standard di rendimento del personale e della conformità che i datori di lavoro stanno cercando.
13. Competenza con il software industriale
Dovresti avere familiarità con una varietà di piattaforme software. Oltre ai software standard per ufficio come Microsoft Office ed Excel, è utile anche l'esperienza con piattaforme di gestione stipendi dedicate, tra cui Sage, Quickbooks e Xero. Le piattaforme software vengono frequentemente aggiornate dagli sviluppatori: gli amministratori devono essere consapevoli delle capacità della piattaforma che stanno utilizzando ed essere in grado di identificare punti deboli e aree di miglioramento.
14. Competenze di leadership
È possibile che ti venga richiesto di assumere il controllo di un team, di lavorare a stretto contatto con un altro dipartimento o di informare brevemente altri membri dell'organizzazione, compresi i membri del consiglio di amministrazione e il personale delle risorse umane, su una varietà di questioni relative ai salari. La capacità di coordinare colleghi, clienti e dipartimenti diversi è una parte vitale del ruolo di amministratore delle buste paga.
15. Competenze nel lavoro di squadra
Sebbene sia un tratto essenziale in qualsiasi ambiente economico moderno, l'importanza della gestione stipendi per il resto di un'organizzazione rende particolarmente importante la tua capacità di lavorare in un team. È necessario sviluppare forti capacità interpersonali, mantenere un comportamento professionale e comprendere le pressioni e le priorità che possono influire sugli altri membri del team.
Sviluppare le tue abilità ...
Non esistono due sistemi esattamente uguali e, sebbene le competenze di cui sopra siano certamente desiderabili in un amministratore del libro paga, non rappresentano un elenco completo.
Come potenziale professionista delle buste paga in cerca di una carriera nel settore, dovresti mirare a coltivare un mix di competenze che ti distingua come risorsa per le singole organizzazioni. Sviluppare una comprensione approfondita della situazione che un datore di lavoro o un cliente affronta è parte del processo tanto quanto l'esperienza e l'esperienza che tu, come amministratore, possiedi.
Hai mai pensato di intraprendere una carriera in questo campo? Questo articolo ha cambiato idea nel bene e nel male? Facci sapere nella sezione commenti qui sotto ...
