Dai un preavviso sufficiente
Secondo l'Università della California, è possibile rimproverare un dipendente delinquente dando il promemoria come un avviso al dipendente che la sua prestazione non soddisfa alcuni componenti previsti. È possibile dare questo rimprovero se il lavoratore non riesce a mostrare un cambiamento a seguito del coaching informale di supervisione per aiutarlo a migliorare le prestazioni richieste. L'avviso può in seguito fungere da documentazione necessaria per licenziare un dipendente nel caso in cui non riesca a conservare un lavoro dopo aver esaurito tutte le procedure legali.
Specifica il corso dell'azione
Fare riferimento alla nota come nota disciplinare per evitare in seguito problemi legali con i sindacati. Indicare chiaramente il motivo per cui è stato scritto il promemoria. Ricorda di includere le risposte del dipendente nel memo, ma evita di concentrarti sulla sua risposta. Concentrati invece sul rielaborazione di criteri o procedure nel memo. Dichiarando ciò che ti aspetti dal tuo dipendente, eviti di intraprendere azioni disciplinari se il lavoratore è conforme alle regole. In molte situazioni, sarebbe illegale distribuire disciplina senza seguire altre procedure o canali.
Mantieni la privacy
Tratta i promemoria come questioni personali e riservate. Assicurati di fornirlo solo al dipendente coinvolto. Se possibile, dovresti anche fornire una copia ai suoi rappresentanti sindacali e conservarne un'altra copia nel fascicolo del personale del dipendente per riferimento futuro. Tuttavia, è necessario verificare con gli amministratori sindacali della propria operazione se è necessario conservare prove di tali conversazioni o riunioni. Possono richiedere una disposizione legale che consenta ai loro clienti di pinzare una risposta scritta al promemoria prima di archiviarlo.
Usa una formulazione significativa
Nella tua comunicazione, usa una potente formulazione che si riferisce a un rimprovero o a una comunicazione scritta formale. Specificare se si sta accusando il dipendente di incompetenza, insubordinazione, cattiva condotta o negligenza del dovere. Queste sono tutte frasi serie che potresti utilizzare durante i procedimenti disciplinari ufficiali se il licenziamento di un dipendente viene contestato in un secondo momento. Se il tuo memo contiene molti eufemismi, potresti dover convincere un comitato disciplinare che il reato commesso dal dipendente ha giustificato il licenziamento. Dovresti dichiarare l'errore senza sminuire le parole. È possibile indicare che una determinata azione sarebbe intrapresa se il dipendente non si conformasse alle regole o alla linea d'azione concordata.
La scrittura di un promemoria elimina il rischio di una causa civile e funge da promemoria per entrambe le parti sulle questioni concordate. Rispetto ai rimproveri verbali, i memo possono essere utili laddove è richiesta una prova. Sono anche più formali e la modalità standard di comunicazione in ambiente d'ufficio.