Come prendere minuti in una riunione

Essere assegnato come responsabile dei minuti designato di una riunione può essere una prospettiva scoraggiante, soprattutto se non l'hai mai fatto prima. Dopotutto, vista la responsabilità di documentare tutto ciò che è stato discusso e deciso, un migliaio di cose potrebbero potenzialmente andare storto: cosa succederebbe se perdessi qualcosa di importante o finissi per prenderti in giro? L'ultima cosa di cui la tua carriera ha bisogno è che a un COO scontento venga chiesto di ripetersi perché sei davvero dispiaciuto, ma non hai colto abbastanza quell'ultimo pezzo.

Tranne che per tutto ciò non è necessario. In effetti, con la giusta preparazione e guida, l'assunzione di minuti è in realtà un processo relativamente semplice e abbiamo prodotto una guida rapida e pratica che dettaglia i punti più fini per dimostrarlo.

Quindi, la prossima volta che il tuo capo ti mette in compiti di scrivano, fai un respiro profondo e non farti prendere dal panico; ecco come prendere i verbali delle riunioni in modo efficiente ed efficace.

1. Non andare in cieco

Come per tutte le cose, la scrittura dei minuti è molto più semplice se ti sei preparato accuratamente prima. Sapere in anticipo chi parteciperà alla riunione, quale sarà l'ordine del giorno e il livello di dettaglio richiesto contribuirà a rendere il tuo lavoro molto più semplice.

Non appena ti è stato affidato il dovere, dovresti passare cinque minuti con il tuo capo per ottenere tutte queste informazioni prima di documentarle. Di gran lunga il modo più rapido ed efficace per farlo è utilizzare un modello di verbale della riunione, uno strumento utile che ti consente di non perdere tempo a costruire un formato da zero. In questo modo, quando si tratta di prendere appunti, tutto sarà già organizzato in modo ordinato e pronto a funzionare.

Se la tua azienda è particolarmente esperta di tecnologia, puoi persino caricare il documento modello sul cloud, consentendo ai partecipanti di aggiungere il proprio nome all'elenco e suggerire i propri argomenti dell'agenda. Tuttavia, alla tua organizzazione piace giocare, un modello è un modo flessibile e semplice per far lavorare tutti.

2. Sapere cosa deve essere documentato

In molti casi, in particolare nelle riunioni aziendali di alto livello in cui voti o proposte potrebbero essere all'ordine del giorno, i verbali che prendi rappresentano un documento ufficiale e legalmente ammissibile. Ad esempio, se un consiglio di amministrazione prende una decisione, quindi - ai fini della trasparenza - è importante che coloro che non sono presenti (ma con un interesse acquisito nella società) sappiano perché tale decisione è stata presa.

Al contrario, se si tratta di una semplice riunione di gruppo di natura generalmente informale, potrebbe non essere necessario essere così rigorosi con i dettagli. In entrambi i casi, una bozza tipica includerà:

  • la data e l'ora dell'incontro
  • un elenco completo dei partecipanti (così come i partecipanti invitati che non sono stati in grado di farlo, di solito indicato con il termine "rimpianti")
  • eventuali modifiche o correzioni al verbale della riunione precedente (se applicabile)
  • un elenco degli argomenti all'ordine del giorno predeterminati (se forniti) e le azioni attuabili che devono essere prese su questi argomenti, incluso chi ne sarà responsabile
  • qualsiasi risultato di voto (compresi i conteggi) o mozioni passate o respinte (di nuovo, se applicabile)
  • eventuali nuovi affari o questioni sollevate durante la riunione che non erano all'ordine del giorno concordato
  • qualsiasi dettaglio della prossima riunione (come data e luogo).

Come accennato nel post precedente, molti di questi punti elenco possono essere completati prima dell'inizio della riunione, quindi prova a fare il maggior numero di legwork possibile prima.

3. Prendere verbale della riunione

In realtà prendere i minuti stessi è di solito ciò che spaventa la maggior parte delle persone; devi lavorare in modo rapido, efficiente e con un'interruzione minima della riunione stessa, che è un'abilità amministrativa che può richiedere del tempo per padroneggiare.

È importante ricordare, tuttavia, che le note che prendi mentre la riunione è in corso sono solo una bozza; avrai la possibilità di riordinarli e renderli più professionali in seguito. Pertanto, se devi usare una qualche forma di stenografia criptica per ridurre tutto - o se ti senti più a tuo agio a prendere appunti su un laptop o un tablet - allora così sia (assicurati solo di poterlo tradurre in seguito!)

Di seguito sono riportati alcuni altri punti chiave da ricordare.

  • Non provare a scrivere la conversazione parola per parola; non solo è praticamente impossibile, ma è anche inutile (mentre i verbali sono un documento legale, le riunioni stesse non sono procedimenti giudiziari). Invece, prova semplicemente a sintetizzare le decisioni e i punti di azione.
  • Anche se non vuoi interrompere ogni cinque minuti, sappi che è perfettamente giusto richiedere chiarimenti su alcuni punti (ancora di più se si tratta di una riunione informale).
  • Se stai davvero lottando, porta un registratore vocale o un telefono cellulare per registrare la riunione (non tanto per creare una trascrizione letterale, ma per chiarimenti in seguito). Se hai intenzione di farlo, però, devi informare tutti nella stanza all'inizio che il procedimento è stato registrato.

4. Scrivi tutto

Come accennato in precedenza, le note che prendi durante l'incontro sono solo per te; dovrai quindi dare loro uno smalto in modo che siano pronti per la distribuzione.

È una buona idea farlo subito dopo l'incontro quando tutto è ancora fresco nella tua mente. Ricorda che, mentre l'idea generale è quella di scrivere in uno stile professionale e aziendale, la cosa più importante è che la tua formulazione è chiara e non lascia spazio a dubbi su ciò che è stato deciso e quale sia il risultato dell'azione.

Dai un'occhiata a questi suggerimenti utili.

  • Laddove possibile, non limitatevi a supporre che "il consiglio ha deciso di intraprendere un'azione X". Cerca di includere anche un breve paragrafo che spieghi in modo succinto il motivo per cui il consiglio ha deciso di intraprendere questa azione. Se un lungo dibattito ha preceduto una determinata azione o mozione, cerca di includere gli argomenti principali che sono stati forniti da entrambe le parti.
  • Assicurati di registrare solo i fatti, non la tua opinione o opinione soggettiva su di essi. Scrivi in ​​modo chiaro e chiaro senza alcun riferimento alle tue osservazioni personali.
  • Non fare riferimento alle persone per nome se non quando si discute il risultato di movimenti o secondi.
  • Assicurati di rimanere nello stesso tempo (è normale che i minuti siano presentati al passato, ma è anche accettabile che siano scritti nel presente). Non cercare di confonderti qui; mantieni le cose semplici.
  • Assicurarsi che eventuali documenti esterni aggiuntivi a cui si fa riferimento siano, ove possibile, allegati come un addendum (e indicati come tali, ad esempio "l'accordo di contratto (cfr. Appendice B)").
  • Anche se dovrebbe essere ovvio, assicurati di rileggere e controllare l'ortografia del prodotto finito prima di distribuirlo a tutti nel reparto.

5. Assicurati che tutti ricevano una copia

In qualità di acquirente designato dei minuti, i tuoi doveri non finiscono qui; devi anche assicurarti che i minuti siano facilmente e facilmente accessibili a quelli che li richiedono, di solito attraverso il sistema intranet interno della tua azienda o la catena di posta elettronica. Non vuoi che nulla venga modificato in seguito, quindi assicurati di mettere in atto le restrizioni di modifica o, ancora meglio, caricalo come PDF.

Inoltre, come già accennato, a volte i minuti della riunione precedente richiedono modifiche all'inizio della riunione successiva. Una volta che questi sono stati fatti, i verbali devono essere opportunamente archiviati per riferimento futuro (di solito in digitale, ma alcune aziende potrebbero voler conservare anche copie cartacee organizzate). Anche se potrebbe non essere tua responsabilità conservare e aggiornare questi file (probabilmente il gestore dell'ufficio lo gestirà), assicurati di essere consapevole di come inviare i tuoi in modo tempestivo e nel modo corretto.

E questo è praticamente tutto ciò che c'è da fare. Come puoi vedere, l'assunzione di minuti è molto meno scoraggiante di una prospettiva di quanto molti ne pensino; richiede semplicemente un po 'di diligenza e una pianificazione preventiva per tuo conto.

Probabilmente svilupperai il tuo sistema per far cadere rapidamente le cose, ma nel frattempo non è certo qualcosa di cui dovresti preoccuparti; basta seguire questi suggerimenti e il resto arriverà facilmente.

Hai altri suggerimenti per prendere minuti? Facci sapere nella sezione commenti qui sotto!

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