Che cos'è un manuale per i dipendenti?
Un manuale per i dipendenti è un insieme di linee guida e normative fornite dai datori di lavoro ai dipendenti e che contiene informazioni sulle politiche e procedure relative alle risorse umane in modo da aiutare il personale a comprendere cosa ci si aspetta da loro.
Si noti che sebbene la fornitura di tale manuale non sia richiesta dalla legge, la legge stabilisce che i datori di lavoro dovrebbero fornire al personale una dichiarazione scritta dei termini del loro contratto. Pertanto, molte aziende utilizzano i manuali del personale a tale scopo. L'aggiunta di informazioni sulla cultura organizzativa può anche aiutare a motivare le persone.
Poiché questo tipo di documento è legalmente vincolante, è importante assicurarsi che sia conforme alla legislazione sul lavoro, quindi assicurarsi che sia rivisto da un consulente legale ogni volta che viene aggiornato o modificato.
Cosa dovrebbe includere?
Decidere cosa includere dipenderà fortemente dal rapporto tra datore di lavoro e dipendenti e dalla cultura consolidata. Se sei il responsabile delle risorse umane di un'organizzazione che apprezza il contributo del personale, è probabile che avrai bisogno di tutti i vantaggi e i vantaggi che l'azienda offre allo staff. Se, d'altra parte, non ci sono vantaggi di cui parlare e la direzione sta promuovendo un ambiente di lavoro strettamente professionale, allora dettaglia semplicemente ciò che è e ciò che non ci si aspetta dai lavoratori.
È importante notare che un manuale dello staff dovrebbe essere più di un lungo elenco di cose da fare e da fare. Ricorda che questo manuale è generalmente un primo punto di contatto con i nuovi dipendenti e, come tale, è una grande opportunità per creare un rapporto positivo includendo informazioni sulla cultura che li renderanno felici di aver accettato l'offerta di lavoro.
Se segui questo approccio (come dovresti), ci sono generalmente tre aree principali che il manuale dovrà affrontare:
1. Un'introduzione all'organizzazione
Questa sezione dovrebbe includere una nota di benvenuto e una descrizione dei valori e della missione dell'azienda. Se lavori per un'organizzazione che valorizza i canali di comunicazione aperti e mantiene una politica di porta aperta, considera la possibilità di chiedere al CEO di redigere la nota di benvenuto. È anche una buona idea includere una storia dell'azienda per aiutare le persone a sentirsi parte del quadro più ampio. Inoltre, affermare la missione e i valori dell'azienda può aiutare tutti ad accedere alla stessa pagina, mentre può anche rendere il lavoro più significativo per tutti.
Esempi per questa sezione
- Nota di benvenuto
- storia dell'azienda
- Valori
- Missione
2. Informazioni generali
Le informazioni generali si riferiscono a tutto ciò che l'azienda offre. Si tratterà generalmente di politiche che non sono legalmente richieste ma che la società ha adottato per favorire la cultura organizzativa. Pertanto, in questa sezione sono inclusi vantaggi e vantaggi come programmi di lavoro flessibili o persino lavori a distanza. Naturalmente, è importante non solo fare riferimento ai vantaggi e ai benefici del lavoro, ma anche dettagliare la procedura che deve essere seguita in ciascun caso. Quindi, se, ad esempio, offri orari di lavoro flessibili, fornisci informazioni su ciò che ciò comporta (è per tutti o solo per i lavoratori a tempo pieno? È limitato a pochi giorni al mese?).
Esempi per questa sezione
- Politica per le vacanze e le vacanze
- Vantaggi e vantaggi
- Valutazione dei dipendenti
3. Politiche aziendali
Le politiche aziendali si riferiscono alle norme e ai regolamenti che tutti i dipendenti devono seguire. Si tratta generalmente di politiche richieste dalla legge, ma possono anche essere politiche introdotte dall'azienda come codici di abbigliamento, congedo parentale esteso, ecc. Poiché questa sezione può essere vulnerabile a rivendicazioni legali, è necessario consultare un avvocato o il responsabile della conformità della propria azienda per garantire che la società sia conforme a tutti i requisiti legali.
Esempi per questa sezione
- Comportamento dei dipendenti
- Paga e promozioni
- Procedure d'ufficio
Suggerimenti
1. Dare priorità alla sicurezza legale dell'azienda
Il manuale del personale può essere un ottimo modo per costruire lealtà e impegno con il personale. Tuttavia, nulla dovrebbe essere importante quanto proteggere l'azienda da azioni legali. Sia che la società voglia fare causa ai dipendenti o che stiano facendo causa alla società, non vi è dubbio che le politiche delineate nel manuale dei dipendenti possano proteggere l'azienda.
2. Includi un disclaimer
Molte aziende cambiano spesso le politiche. A volte è perché queste politiche non sono più efficaci e altre volte perché la direzione ha deciso di cambiare una determinata politica. Qualunque sia la ragione, è importante assicurarsi che nel manuale del dipendente sia presente una dichiarazione di non responsabilità in cui si afferma che le politiche e le linee guida sono soggette a modifiche. Ogni volta che viene introdotta una nuova politica, assicurarsi di trasmetterla allo staff in modo che tutti vengano informati delle nuove politiche.
3. Evitare il gergo
Può essere allettante usare il gergo legale ma non ce n'è davvero bisogno. Ricorda che questo tipo di linguaggio introduce barriere e infonde un ambiente di lavoro più serio e freddo. È meglio usare una nota amichevole poiché aiuta il personale a sentirsi più a suo agio.
4. Consultare i sindacati e i consulenti
Poiché i diritti dei dipendenti sono una questione delicata, se riconosci un sindacato o se hai rappresentanti dei dipendenti, devi consultarli prima di iniziare a redigere il manuale del dipendente o prima di apportare modifiche o aggiornamenti importanti.
5. Assicurarsi che il manuale rispecchi il marchio del datore di lavoro
Il marchio del datore di lavoro è un attore chiave nell'acquisizione e nella fidelizzazione dei talenti e, come tale, deve riflettersi in tutte le politiche e linee guida dell'organizzazione. Può essere allettante pubblicare semplicemente un manuale con tutto ciò che un dipendente dovrebbe fare e non fare, ma se stai cercando di etichettare l'organizzazione come azienda "tutte le opinioni contano", il manuale deve riflettere tale atteggiamento.
Esempi di manuali per i dipendenti
Molte aziende vedono il manuale come un canale di comunicazione aperto tra management e staff, e sfruttano al massimo implorando metodi unici. Alcuni dei migliori esempi di manuali dei dipendenti presentano manuali stimolanti e interessanti che promuovono allo stesso tempo lo spirito dell'azienda.
Dai un'occhiata a questi esempi:
- Valve: il manuale di Valve inizia con questa frase "Un'avventura senza paura nel sapere cosa fare quando non c'è nessuno che ti dice cosa fare", che dà il tono per il resto del manuale. I contenuti includono capitoli formattati come domande dei dipendenti, il che rende il manuale interessante e facile da navigare.
- Netflix: quando Netflix ha deciso di condividere il suo manuale / presentazione dei dipendenti con il mondo, è diventato virale. Principalmente perché ha trasformato l'azienda in un luogo in cui tutti volevano lavorare - e con un'enfasi sui valori dell'azienda come la libertà e la flessibilità, chi non lo farebbe?
- Nordstrom: Per anni c'è stato un dibattito in corso sul fatto che il famigerato manuale del personale di una pagina di Nordstrom sia reale o meno. Ma che sia completo o no, è ovvio che l'approccio rivoluzionario di Nordstorm alla soddisfazione del cliente si traduce anche nell'approccio del proprio personale.
Modelli di manuali per i dipendenti
Se non hai mai creato un manuale per i dipendenti prima o se hai semplicemente bisogno di un piccolo aiuto con la stesura di varie sezioni del manuale, potresti dare un'occhiata ai modelli qui sotto. Tieni presente che non è necessario copiare e incollare nella creazione di un manuale dello staff in quanto ciò potrebbe rendere l'organizzazione vulnerabile alle accuse legali. Tuttavia, è possibile utilizzare i modelli seguenti come guide.
- Manuale del modello per le piccole imprese
- Impiegare le persone: un manuale per le piccole imprese
- Esempio di manuale per i dipendenti
Un manuale per i dipendenti dovrebbe essere sempre l'articolazione dei valori aziendali di un'organizzazione. Garantire che promuova una cultura organizzativa positiva e protegga l'azienda da pretese legali può fare molto per aiutare l'organizzazione a stabilire la sua presenza.
Quale diresti che è la parte più difficile nella produzione di un manuale per i dipendenti? Fammi sapere nella sezione commenti qui sotto!
