Elenco di controllo: cosa fare quando un dipendente si dimette

Quando un dipendente ti chiede una "chat veloce" o "qualche minuto in privato", di solito non è una buona notizia. Entrano nervosamente nel tuo ufficio e pronunciano in silenzio le parole: "Sto consegnando le mie dimissioni", lasciandoti completamente scioccato perché non ti aspettavi che il tuo "dipendente stellare" fuggisse e si allontanasse. Pensavi che ci fossero dentro per il lungo raggio - come sei stato sbagliato e cieco!

Che tu sia deluso o provi un senso di sollievo, devi camminare con attenzione quando un membro del personale si dimette. Dovrai seguire le procedure corrette e rendere la transizione il più agevole possibile per il tuo team, il tuo futuro ex dipendente e te stesso.

I seguenti suggerimenti e l'elenco di controllo ti aiuteranno a gestire la partenza di qualsiasi dipendente in modo professionale.

1. Non prenderlo sul personale

È difficile non prenderlo sul personale quando hai instaurato un forte rapporto con il tuo membro del team e apprezzi la loro etica e opinione sul lavoro, ma è importante ricordare che non si tratta di te ma della loro carriera. D'altra parte, potrebbe benissimo essere a causa di uno scontro con un altro dipendente. In ogni caso, lo scoprirai nella loro intervista di uscita, quindi non trasformare una situazione già snervante in disastrosa. Congratulazioni al dipendente e auguro loro ogni successo nella loro nuova posizione.

2. Valuta la possibilità di fare una controfferta

Il fatto che tu debba o meno fare una contro-offerta dipende da "quanto sia critica questa persona per te e da quanto interruzione causerà la sua assenza", afferma Anat Lechner, professore associato di management e organizzazioni presso la NYU Stern . Se stanno partendo per un lavoro simile che offre uno stipendio più elevato, varrebbe la pena abbinare quell'offerta e mantenerli presso la vostra azienda. Dovrai procedere con cautela e valutare se vale davvero la pena continuare a lavorare o meno - se sono generalmente positivi ma si sentono sottovalutati, un ufficio di controllo potrebbe essere saggio. Se hai sentito attraverso la vite che sono demotivati ​​e annoiati al lavoro, potrebbe essere utile lasciarli andare se non sei in grado di offrire loro una promozione.

3. Ricevilo per iscritto

Il primo passo delle dimissioni di un dipendente sarà di solito di persona; dovrai quindi assicurarti di averlo per iscritto e di avvisare immediatamente il dipartimento Risorse umane. Assicurarsi che la lettera sia firmata e che la data di partenza sia conforme al periodo di preavviso. Se un dipendente viola il contratto e non ha il periodo di preavviso completo, la retribuzione finale sarà influenzata. Se rompono il contratto, potresti rifiutare di fornire loro un riferimento se richiesto per uno in futuro.

4. Decidi se vuoi che funzionino per l'intero periodo di preavviso

In seguito al punto precedente, puoi decidere se vuoi che il tuo membro del personale lavori il periodo di preavviso completo o se sei aperto a fare un accordo e rilasciarlo in anticipo. Potrebbe essere più appropriato pagare al posto di tutto o parte del periodo di preavviso se non si desidera che il dipendente abbia accesso a informazioni sensibili e se sia più vantaggioso per l'azienda e il dipartimento. D'altra parte, se il lavoratore ha un valore, puoi arrivare a un accordo per un periodo di preavviso prolungato (se concordano, ovviamente) per garantire una transizione senza intoppi.

5. Concordare i termini dell'annuncio

È molto probabile che i colleghi più stretti del dipendente siano già a conoscenza della loro partenza, ma è comunque importante concordare su come verrà comunicato l'annuncio al resto del team. Dovresti riunire il tuo dipartimento per una riunione veloce, inviare un'e-mail in giro o consentire al tuo dipendente di dire alle persone uno a uno? A seconda del motivo della loro partenza, potrebbero sentirsi più a proprio agio nel far conoscere al pubblico le notizie.

6. Elaborare un piano di transizione

Il passo più importante che devi compiere quando un lavoratore lascia è elaborare un piano di transizione. Devi assicurarti che finiscano tutti i loro progetti, notifichino la loro partenza ai clienti chiave e forniscano un passaggio di consegne adeguato alla loro sostituzione (se arrivano prima della loro partenza o se il reclutamento è stato fatto internamente). Sarebbe meglio convincere il dipendente a elaborare la propria lista di controllo e il piano d'azione per le ultime 2-4 settimane e rivederlo per assicurarsi che tutti gli angoli siano coperti.

Avere un elenco di cose da fare finali manterrà il dipendente motivato e incoraggiato durante le sue ultime settimane di lavoro e assicurerà che tutti i punti liberi siano legati prima del taglio della sua torta d'addio. Sarà saggio tenere d'occhio i loro progressi durante questo periodo e assicurarsi che siano sulla buona strada nell'ultima settimana.

7. Valuta le loro conoscenze

Prima che un dipendente esca dalla porta, è necessario assicurarsi che non stiano portando con sé informazioni vitali, in particolare dati e processi che nessun altro dipendente conosce. Ciò non significa controllare la loro borsa per copie di contatti o rapporti finanziari, ma piuttosto capire quali abilità uniche ha che possono essere condivise con i suoi colleghi. Se non valuti le loro conoscenze e non riesci a trasferirle ad altri membri del team, uscirà subito dalla porta con loro e non sarai in grado di recuperarle - dopo tutto, è un po 'poco professionale contrattare un ex dipendente per informazioni una volta che hanno lasciato l'azienda.

8. Inizia a cercare un sostituto

Se hai disperatamente bisogno di riempire quella posizione, dovrai iniziare immediatamente a cercare un sostituto. Potrebbe essere più semplice assumere internamente per quel ruolo specifico da svolgere, ma è comunque necessario pubblicizzare il lavoro esternamente.

Tuttavia, non pubblicare semplicemente le specifiche del lavoro utilizzate per assumere il dipendente in partenza; rivalutare la posizione e includere eventuali altri compiti assunti dal personale. È anche importante non assumere nessuno perché sei disperato e, pertanto, dovresti considerare di delegare compiti aggiuntivi tra tutti i membri del team fino a quando non arriva il candidato ideale.

9. Attenersi alle legali

Quando si tratta di dimissioni, è importante rispettare il diritto del lavoro - la retribuzione finale è generalmente dovuta entro il giorno di paga successivo. A seconda delle politiche aziendali, è necessario consigliare il dipendente su prestazioni, piani pensionistici, indennità per ferie e assistenza sanitaria. Controlla le leggi locali per garantire la conformità e tenere traccia di quando hai fornito al dipendente la retribuzione finale, oltre a inviare loro la busta paga finale per posta o e-mail.

10. Conduci un'intervista di uscita

Le interviste di uscita sono spesso trascurate quando i dipendenti lasciano l'azienda, ma sono cruciali se si desidera scoprire esattamente perché stanno andando via. Questa discussione dovrebbe essere condotta da una terza parte e preferibilmente da qualcuno del dipartimento Risorse umane - in questo modo saranno in grado di scoprire quali sono i problemi con l'azienda e cosa puoi fare per migliorare la cultura per gli altri lavoratori. Nei casi in cui hai un dipendente problematico, potresti chiedere a un altro collega di partecipare alla riunione e di essere testimone sia del dipendente che di te stesso.

11. Ottieni proprietà dell'azienda

Assicurati di ottenere qualsiasi proprietà aziendale prima dei dipendenti dell'ultimo giorno - questo include cose come uniformi, stemmi, chiavi, carte e telefoni o altri dispositivi elettronici. Disabilita i codici di costruzione e accedi a tutti i dati riservati, inclusi i loro account e-mail.

12. Organizzare un regalo o una festa d'addio

È importante riunire la tua squadra l'ultimo giorno e offrire un regalo d'addio al dipendente per ringraziarli per i loro sforzi e il loro tempo con l'azienda e per augurare loro fortuna nella loro prossima posizione. Potresti anche organizzare una torta e delle bevande se il dipendente non ha già organizzato qualcosa al di fuori dell'orario di lavoro. "Non riconoscere la partenza di un dipendente e il suo contributo invia un brutto messaggio al tuo team", afferma Lechner.

13. Parte in buone condizioni

La persona in partenza potrebbe finire per essere il tuo concorrente diretto o addirittura un cliente. In ogni caso, è importante separarsi in buoni rapporti. Se hai instaurato un buon rapporto con quel membro dello staff, fai uno sforzo per rimanere in contatto; potrebbero finire per tornare a lavorare con te in futuro se le loro nuove avventure non funzionassero come speravano.

Può essere davvero travolgente e stressante quando un dipendente ti dà le dimissioni, soprattutto durante il periodo più intenso. Per aiutarti a resistere alla tempesta e tenere tutto sotto controllo rimanendo in cima al loro passaggio di consegne, abbiamo ideato questa lista di controllo scaricabile.

Perdere un membro vitale della tua squadra è difficile, ma come capo, devi avere le capacità e le conoscenze per affrontarlo. È meglio avere un piano d'azione per quando si presentano queste battute d'arresto in modo da poter facilmente passare e continuare a guidare una squadra forte.

Hai mai avuto a che fare con un dipendente che si dimette inaspettatamente? Come lo hai gestito? Facci sapere le tue esperienze nella sezione commenti qui sotto ...

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