Man mano che il moderno ambiente di lavoro continua ad evolversi, anche l'arte delicata della gestione dei progetti. Sono finiti i giorni in cui spostavano i post-it attraverso le lavagne; le aziende sono ora alla ricerca degli strumenti più efficienti ed economici, in quanto cercano di semplificare il flusso di lavoro e ottenere di più facendo meno.
Il software di gestione del progetto seleziona tutte queste caselle. Indipendentemente dall'azienda o dal settore in generale, può essere facilmente personalizzato e ottimizzato per soddisfare i requisiti di qualsiasi organizzazione. Tuttavia, naturalmente, alcune squadre potrebbero essere titubanti. La resistenza al cambiamento è la natura umana e quando ci sono margini di profitto a cavallo del risultato, è più probabile che le aziende si chiedano perché dovrebbero usare uno strumento particolare.
Tuttavia, i numerosi vantaggi dell'utilizzo di un software dedicato dovrebbero attenuare queste paure. In questo articolo, esamineremo alcuni di questi vantaggi e discuteremo degli effetti positivi che possono avere sulla tua attività. Quindi, a meno che tu non abbia un surplus di post-it che invadono il ripostiglio, continua a leggere ...
1. Collaborazione più semplice
Molte attività si sovrappongono ai confini dipartimentali e locali e talvolta può essere difficile per ciascun membro del team essere consapevole di ciò che sta accadendo al di fuori della propria cerchia immediata. Fortunatamente, uno strumento di gestione del progetto annulla immediatamente questo problema; Wrike, ad esempio, fornisce un flusso di attività in diretta che consente agli altri membri del team di sapere a cosa stai lavorando, mentre esiste anche una funzione di messaggistica istantanea per qualsiasi domanda fastidiosa.
Di conseguenza, la natura tempestiva e in tempo reale di un servizio basato su software consente ai team di collaborare senza problemi, evitando potenziali problemi di comunicazione. Può anche porre fine a quelle riunioni di "aggiornamento" esasperanti per raccogliere i progressi di tutti; un vantaggio particolarmente utile quando il tempo - e la pazienza - è un vantaggio.
2. Migliore pianificazione
Tenere traccia delle pietre miliari in un progetto può essere complicato, soprattutto perché ogni singolo membro del team deve sapere cosa deve essere completato e entro quando. Per contrastare questo, il software collaborativo può impiegare grafici Gantt chiari e facili da seguire della sequenza temporale del progetto che possono quindi essere costantemente aggiornati. Ciò è molto utile quando le cose cambiano inevitabilmente in un momento e le risorse devono essere spostate.
Inoltre, consente ai gestori virtuali di implementare le istruzioni in modo chiaro e accessibile, visualizzando visivamente le singole attività e facendo sapere a tutti dove si trovano al clic di un pulsante. Ciò garantisce che nel caos generale di un progetto impegnato, una cattiva organizzazione non possa essere utilizzata come scusa per non rispettare una scadenza.
3. Migliore comunicazione con i clienti
Siamo stati tutti lì: la teleconferenza alle 10 del mattino con il cliente che inizia effettivamente alle 10.15 a causa della mancanza di stanze disponibili (seguita da un altro ritardo di 15 minuti poiché al cliente è stato assegnato un dial-in errato). Oltre a farti apparire meno che professionale, è anche un processo inefficace e che richiede tempo.
Con il software online basato su cloud, questa saga non deve necessariamente accadere. I clienti possono accedere alla tua scheda di assegnazione e vedere facilmente i tuoi progressi; possono quindi fornire feedback e apportare modifiche nelle aree pertinenti: tutto ciò che serve è una password e un nome utente. Nel grande schema delle cose, questo si traduce in un uso molto più efficiente del tuo e del tempo del cliente.
4. Delegare le attività più facilmente
Per i manager, può essere estremamente dispendioso in termini di tempo distribuire attività agli individui, in particolare su progetti più grandi che incorporano altri dipartimenti e sedi. Invece di informare ciascuna persona una alla volta, l'attività può essere semplicemente inserita nella sequenza temporale del progetto e assegnata al membro del team interessato, insieme a istruzioni complete.
Ciò semplifica la vita a tutto il team, che può semplicemente controllare il software per vedere cosa dovrebbero fare e quando deve essere fatto da loro - una vittoria efficace e che fa risparmiare tempo a tutti.
5. Gestione del bilancio
Questo è un altro vantaggio di un sistema software flessibile e multiuso, in particolare per i manager che devono tenere d'occhio i costi di un progetto e assicurarsi che non sfuggano al controllo. Avendo prove concrete quantificabili di quale dipendente ha fatto cosa e per quante ore, coloro che controllano il budget possono vedere i costi in tempo reale e identificare dove vengono spesi troppi soldi.
Questo, a sua volta, può informare le decisioni che vanno avanti, consentendo ai manager di modificare laddove necessario o allocare le ore in modo diverso. L'importanza di essere fiscalmente responsabili può spesso essere trascurata quando l'attenzione è focalizzata sul progetto stesso, e questo è uno dei vantaggi più sottili dell'utilizzo di uno strumento di gestione del progetto affidabile.
6. Condivisione e accesso ai documenti
Uno dei vantaggi aggiuntivi di avere tutto centralizzato in un unico posto è il maggiore controllo che gli utenti hanno sui documenti. A parte il fatto che non possono essere persi o smarriti, il sistema consente anche agli utenti di tenere traccia di eventuali modifiche o invii, con conseguente maggiore responsabilità e trasparenza su chi ha cambiato cosa in un particolare documento.
È anche pratico, poiché i membri del team possono trovare facilmente i documenti senza dover navigare tra le unità condivise o chiedere collegamenti. Ciò è particolarmente utile quando un utente è in attesa di una versione aggiornata di un file o ti trovi immerso in una riunione del cliente dell'ultimo minuto e hai bisogno di accedere rapidamente.
sottoscrivi
Iscriviti alla nostra newsletter per altri fantastici contenuti e ricevi uno sconto del 20% sul nostro test di carriera!
sottoscrivi7. Processi standardizzati
Come già accennato, uno dei principali vantaggi del software di gestione dei progetti è che porta tutti sulla stessa pagina. Questo vale anche per i tuoi processi, poiché tutti sono tenuti a fornire le stesse informazioni e utilizzare gli stessi modelli durante la creazione e la modifica di documenti.
Anche se questo può sembrare superficiale, è importante standardizzare tutto e assicurarsi che ogni documento abbia lo stesso aspetto. Oltre ad apparire più professionale, aiuta anche a creare coerenza e unità su tutta la linea, poiché tutti lavorano allo stesso modo.
8. Integra nuovi membri del team
Portare qualcuno su un progetto a metà strada può essere un'esperienza scoraggiante per entrambe le parti, poiché una ricchezza di informazioni e contesto deve essere spiegata e appresa in un brevissimo lasso di tempo. Con uno strumento di facile utilizzo, qualsiasi nuova aggiunta al team può rivedere chiaramente lo stato di avanzamento del progetto dall'inizio, nonché eventuali cambiamenti di direzione lungo il percorso. Ciò significa che possono inserirsi nel team senza sforzo, richiedendo una minima integrazione ed essere in grado di produrre immediatamente un contributo efficace.
9. Funzionamento a distanza
Molte delle migliori aziende offrono ora un lavoro flessibile e remoto; il software collaborativo consente ai dipendenti di farlo in modo efficace, senza staccarsi dal team.
Questo perché i project manager possono essere certi che i compiti vengano ancora eseguiti senza dover controllare fisicamente, mentre gli utenti a casa hanno tutte le risorse di cui hanno bisogno a portata di mano; tutto ciò che serve è una connessione Internet affidabile. In un ambiente di lavoro sempre più progressivo e aperto al cambiamento, questo modo di lavorare diventerà probabilmente più comune nel prossimo futuro - con questo software impostato per essere al centro di esso.
Come puoi vedere, i vantaggi dell'utilizzo degli strumenti di gestione dei progetti sono indiscutibili. Di fronte a compiti complessi costituiti da una forza lavoro ampia e spesso dispersa, la preoccupazione immediata è come gestire l'organizzazione, la delega e la comunicazione. Il software sinergico risolve questi problemi con facilità.
Prendendosi cura della logistica, questo consente ai manager di concentrarsi sulla conduzione effettiva del progetto, mentre i lavoratori sanno esattamente cosa dovrebbero fare e quando; di conseguenza, il processo diventa semplice e un risultato finale positivo può essere fornito con soddisfazione di tutte le parti.
Attraverso il suo software di livello mondiale, Wrike ha dato potere ad alcune delle aziende più riconoscibili al mondo e continua a creare soluzioni innovative. Dalla pianificazione alla consegna, il loro strumento consente ai team aziendali di raggiungere i propri obiettivi di progetto attraverso un'interfaccia logica e di facile utilizzo; il loro software all'avanguardia è ora utilizzato da oltre 15.000 organizzazioni in tutto il mondo.
