Tuttavia, non tutti sono forti comunicatori. Mentre alcune persone sembrano avere un modo naturale con le parole, molte devono sviluppare questa capacità da zero. Indipendentemente da dove ti trovi in questo spettro, è fondamentale riconoscere l'importanza di possedere buone capacità di parlare e ascoltare.
Quindi, che tu sia in cerca di lavoro, un nuovo assunto o il capo di tutta l'organizzazione, c'è sempre qualcosa da imparare. Ecco come migliorare le tue capacità comunicative, un piccolo passo alla volta ...
1. Comprendere il linguaggio del corpo
Il linguaggio del corpo, o comunicazione non verbale, è un'arte sottile che ha il potenziale per dire molto e che può essere applicata in qualsiasi numero di situazioni. Come leader, ad esempio, alzarsi in piedi e adottare una postura corretta quando ci si rivolge a una stanza piena di persone suggerisce che sei sicuro e a tuo agio nelle tue responsabilità; tutti i buoni oratori comprendono che il modo in cui dici qualcosa è importante quanto quello che dici.
È altrettanto importante anche in una situazione individuale. Durante un colloquio di lavoro o una valutazione, mantieni sempre il contatto visivo quando parli con qualcuno. Guardare fuori dalla finestra o sul pavimento suggerisce che o non credi davvero a ciò che stai dicendo o che non sei interessato.
Non prestare solo attenzione al modo in cui il tuo linguaggio del corpo si sta imbattendo, sia - prova a leggere quello dell'altra persona. Qualcuno potrebbe dirti che sono d'accordo con te ad alta voce, ma se si agitano o evitano il contatto visivo, suggerisce che potrebbero non esserlo. Gli esseri umani si affidano inconsciamente alla comunicazione non verbale nelle loro interazioni, quindi non dimenticate mai di leggere - e parlare - tra le righe.
2. Incoraggiare l'interazione
Dall'esperienza, sedersi attraverso una presentazione di PowerPoint di due ore sulla gestione della realizzazione dei benefici senza addormentarsi è una sfida. Sul serio. Una buona comunicazione è una strada a doppio senso, quindi assicurati che le persone siano coinvolte: a nessuno piace parlare per due ore direttamente sull'argomento più noioso del mondo, dopo tutto.
Nel contesto di un gruppo, porre domande (anche se sono ipotetiche). Mostra punti interessanti che inducono le persone a pensare e utilizza fisicamente i membri del tuo pubblico per tenere tutti in piedi. Incolpare l'argomento per essere troppo insipido non è una scusa: è tua responsabilità comunicare le cose in modo efficace e coinvolgente.
Gli stessi principi si applicano anche in una situazione individuale. Guida la conversazione scavando più a fondo in ciò che l'altra persona ti sta dicendo, cercando sempre di chiarire qualsiasi istruzione. Se ti è stato assegnato un compito, non esitare a inviare un'e-mail di follow-up, chiarendo ogni possibile confusione su ciò che esattamente dovresti fare.
3. Parla "estemporaneamente"
Potrebbe sembrare improntabile, ma la comunicazione estemporanea è molto efficace. Praticato principalmente dagli avvocati quando si parla in tribunale, è essenzialmente l'arte di usare le note minime dei punti elenco per mantenere il tuo discorso in pista, senza ricordare o provare parola per parola quello che stai per dire.
Anche se questo potrebbe sembrare un approccio strano - la saggezza convenzionale è che la preparazione è tutto, dopotutto - parlare in questo modo ti consente la flessibilità e la libertà di giudicare la reazione del tuo pubblico e impegnarti in qualsiasi punto del dibattito mentre si verificano. Ciò si traduce in una discussione molto più interessante e coinvolgente e rende il pubblico un partecipante attivo senza nemmeno rendersene conto.
Stai attento, però. Se non ti senti al 100% a tuo agio con ciò di cui stai parlando, il potenziale per cui le cose vanno male è molto reale; l'ultima cosa che vuoi è che la tua mente diventi vuota senza note su cui fare affidamento!
4. Conosci il tuo pubblico
In ogni situazione, in qualsiasi ruolo, sapere con chi stai comunicando è la chiave per capire come ottenere il tuo punto o accertare le informazioni di cui hai bisogno. All'interno di un'azienda, ciò può richiedere del tempo, in modo da poter conoscere i singoli membri del team e come funzionano; alcuni dipendenti potrebbero rispondere bene alle critiche, ad esempio, ma altri potrebbero lavorare meglio se incoraggiati.
Su una scala più ampia, di solito è sufficiente applicare un certo grado di buon senso. Ad esempio, se stai scrivendo un'email al tuo capo, dovresti mantenere le cose cortesi, professionali e concentrate sul lavoro; quando poi vai a prendere la posta dell'ufficio postale dalla stanza della posta, però, è perfettamente bene parlare di West Ham con Trevor il ragazzo della posta. Questi potrebbero essere due stili di comunicazione completamente diversi, ma sono rilevanti per il rispettivo pubblico; entrambi comportano anche la coltivazione e lo sviluppo di due diversi tipi di relazioni sul posto di lavoro.
Personalizza sempre il tuo approccio di conseguenza e comprendi che non esiste un approccio unico per tutte le comunicazioni.
5. Ascolta
C'è un vecchio detto saggio - spesso propagato in ambienti militari - che hai due occhi, due orecchie ma solo una bocca e che dovresti applicare il loro uso in quel rapporto. In parole povere: per essere un comunicatore efficace, dovresti ascoltare molto più di quanto parli.
Questo perché è più semplice creare soluzioni quando si è più consapevoli dei problemi. Questo non significa nemmeno ascoltare passivamente; le persone possono individuare quando stai dando l'illusione di prendere le cose a bordo. In realtà ascolta veramente ciò che ti viene detto e reagisci di conseguenza; non mancare di rispetto per la loro fiducia respingendo una risposta formulaica o respingendo le loro preoccupazioni.
Infine, non essere un terribile conversatore. Non c'è niente di più fastidioso che parlare con qualcuno che ti interrompe costantemente o ti parla; questo è un difetto di connessione fondamentale da parte loro e dimostra perché è così importante che non si commetta lo stesso errore. Ricorda sempre: senza qualcuno da ascoltare, non c'è comunicazione.
6. Raggiungi il punto
Siamo stati tutti lì, aspettando pazientemente una semplice risposta a una semplice domanda che presto si trasforma nella vera e propria storia di vita dell'altra parte. Mentre il più educato e tollerabile tra noi può annuire e sorridere gentilmente con i denti stretti, questo approccio non favorisce un ambiente professionale: invece, tutti devono essere dritti al punto.
Ciò non significa che la conversazione debba essere scoraggiata; significa solo che la comunicazione è più efficace quando le cose sono brevi, chiare e concise. Waffling on per 10 minuti può far spegnere le persone o i punti più significativi da portare via possono perdersi nel fango. Concentrandosi solo su ciò che è importante, nulla può perdersi nella traduzione.
Non essere troppo vago, però; l'idea è di essere breve ma specifica, non solo per il gusto di farlo. Leggi le tue e-mail prima di inviarle per assicurarti di avere il giusto equilibrio, mentre nei tuoi incontri verbali concentrati sull'essere coerente e conciso.
7. Evitare distrazioni
Niente uccide l'arte della conversazione, proprio come tirare fuori il telefono e leggere un messaggio (o, peggio ancora, scorrere su Facebook). Anche se la parte offensiva ti dice che stanno ancora ascoltando, tutto ciò che riguarda il loro comportamento ti dice che non lo sono; che si tratti di una riunione, di una valutazione o anche di un appuntamento, non è mai accettabile e non dovresti farlo.
Se sei nel mezzo di qualcosa e ricevi un'importante telefonata, sii educato e cortese e informa l'altra persona che devi prendere la chiamata, altrimenti ignorala e richiama più tardi o rispondi rapidamente e fai sapere a quella persona sei con qualcuno e richiamerai.
Tutti sono occupati e le persone sentono di aver bisogno di multitasking per gestire i propri carichi di lavoro, ma leggere le e-mail quando qualcuno sta cercando di dirti qualcosa si riduce alla cortesia di base. Anche per un paio di minuti, metti tutto il resto in sospeso e concentrati sulla persona (o sulle persone) che hai di fronte.
8. Imitare gli altri
Ogni volta che stai cercando di migliorare qualsiasi abilità, che si tratti di golf, cucina o comunicazione, un approccio utile è studiare gli esperti in quel campo. Imparare come fanno le cose e imitare o trarre ispirazione dal loro comportamento e dalle loro routine a volte può offrire uno spaccato di ciò che le rende così efficaci.
Se parli regolarmente con grandi gruppi di persone, ad esempio, studi i filmati di oratori famosi come Barack Obama, Steve Jobs e Oprah Winfrey. Non devi iniziare a indossare un dolcevita nero o adottare ogni singolo gesto della mano, ma puoi avere un'idea del perché la loro presenza è così magnetica, come l'enfasi su postura, tono e consegna. Puoi persino imparare una cosa o due dai comici in piedi; le battute potrebbero non essere appropriate, ma l'aria di fiducia e l'impeccabile senso del tempo che trasmettono possono essere tradotti in qualsiasi forma di parlare in pubblico.
Non ignorare anche le fonti di ispirazione più vicine a casa. Ci sono persone particolari con cui ti senti completamente a tuo agio nel parlare? Le persone che tengono conto di ciò che dici mentre diffondono il proprio messaggio in modo rispettoso ed efficace? Utilizzali. Prendi le migliori componenti dei loro approcci e impiegale per te.
9. Registra te stesso
Questa è una tecnica pratica che può migliorare direttamente le tue capacità comunicative, anche se può farti rabbrividire al suono della tua stessa voce.
È estremamente utile, tuttavia, poiché è quasi garantito che noterai alcuni manierismi o abitudini che non ti rendi conto quando stai effettivamente parlando - e che nessun altro ti menzionerà. Ad esempio, se dici "um" o "sai" (come molte persone tendono a fare) all'inizio di ogni frase, questo può essere piuttosto fastidioso per gli ascoltatori; è solo quando lo senti da solo che puoi criticare e migliorare il modo in cui ti imbatti.
Naturalmente, assicurati di avere prima la consapevolezza e il permesso dell'altra persona e chiarisci perché esattamente stai registrando; quando lo scoprono, possono offrire i loro consigli - o persino seguire il tuo esempio e fare lo stesso per sviluppare le proprie capacità.
Come puoi vedere, ci sono molte attività in cui puoi impegnarti per migliorare le tue capacità comunicative. Vale anche la pena dedicare del tempo, poiché i datori di lavoro apprezzano molto le persone che possono sia trasmettere informazioni che accettarle. Essere un comunicatore forte ed efficace non ti gioverà nemmeno sul lavoro; avrà un effetto positivo su ogni aspetto della tua vita personale e professionale.
Hai altri suggerimenti o idee per migliorare le tue capacità comunicative? Fateci sapere nei commenti qui sotto!
