Naturalmente, questo significa che è necessario avere molte stringhe a prua, con ogni membro della tua squadra che si aspetta che tu capisca le proprie preoccupazioni e capacità, il tutto destreggiandosi con tutta una serie di fattori esterni come vincoli di costo e di tempo. Pertanto, è importante essere preparati.
Per coloro che mirano a un ruolo di gestione del progetto, abbiamo compilato un elenco degli attributi essenziali di cui avrai bisogno per vederti in ogni fase del processo. Continua a leggere per vedere se hai quello che serve ...
1. Leadership
Anche se può sembrare ovvio, un efficace project manager deve essere un leader forte; questo significa anche essere in grado di distinguere tra i due.
Pianificazioni elaborate, comprensione delle sfumature dei contratti e attività di delega sono tutte attività di gestione dei libri di testo che possono essere insegnate e sviluppate, ma motivare i membri del team a rispettare le scadenze quando sono passate le 5 richiede qualcos'altro: leadership.
La gestione del progetto non riguarda solo l'allocazione e l'organizzazione di risorse quantificabili; si tratta anche di costruire relazioni con le persone e capire come trarne il meglio. Certo, sei responsabile di vedere un progetto fino al completamento, ma l'unico modo per raggiungerlo è guidare il tuo team.
2. Comunicazione
Essere in grado di comunicare in modo efficiente è un'abilità soft vitale per qualsiasi dipendente, ma niente di più che un project manager. Tutta la tua attività vivrà o morirà per la tua capacità di trasmettere chiaramente istruzioni al tuo team, nonché per la tua capacità di ascoltare i problemi che potrebbero avere.
Dovrai anche comunicare con tutti gli altri associati al progetto, come fornitori, appaltatori, parti interessate e, naturalmente, clienti. Questo potrebbe richiedere l'adattamento del tuo stile o approccio, se necessario, quindi concentrati sul saper coltivare quelle relazioni.
Assicurati di utilizzare anche i vari strumenti di comunicazione a tua disposizione; ci sono numerosi sistemi software di gestione dei progetti progettati per semplificarti la vita. Dall'inizio alla fine, un progetto è un ciclo continuo di istruzioni, delega e feedback, quindi sia che si tratti di collaborazione basata su cloud o incontri one-to-one, assicurati che sia efficace.
3. Negoziazione
Negoziare non si tratta solo di contrattare con i fornitori per ottenere un prezzo migliore o con i clienti / alti dirigenti per ottenere un'estensione in una determinata scadenza; la negoziazione riguarda anche la gestione dei conflitti quando e quando si presentano, spesso tra due parti che sono entrambi ugualmente vitali per il successo del progetto.
Rendere felici tutti contemporaneamente richiede molta tattica e diplomazia, specialmente quando le cose iniziano a diventare politiche. Essere in grado di raggiungere un compromesso e stabilire una via di mezzo è di per sé un'abilità preziosa e ritorna a quella capacità di costruire e mantenere relazioni con le persone.
Saper trovare un equilibrio tra l'avanzamento del progetto e le esigenze di tutti i soggetti coinvolti è un certo segno distintivo di un buon project manager; sapere come farlo in modo che tutti si sentano come se avessero vinto è il segno di un grande successo.
4. Gestione dei rischi
La gestione del rischio è un altro delicato equilibrio che rientrerà nelle tue competenze, soprattutto quando qualcosa andrà inevitabilmente male e il senior management ti metterà sotto i riflettori. Prepararsi a queste eventualità è una parte importante della gestione del progetto, così come identificare soluzioni pratiche nel caso in cui dovesse accadere il peggio.
In realtà, tuttavia, il segreto per un'efficace gestione del rischio è essenzialmente l'esperienza. A meno che non sia il tuo primo rodeo, è probabile che tu abbia già visto tutto prima e puoi individuare dove potrebbero verificarsi potenziali problemi; sfortunatamente, non c'è modo di mitigarlo se non semplicemente apprendere sul posto di lavoro.
Il che illustra il punto chiave: la gestione del rischio riguarda la flessibilità e l'adattamento rapido a qualsiasi spostamento delle circostanze. Puoi mettere in atto innumerevoli avvertimenti e piani, ma sarai sempre sospettato di fattori imprevisti, indipendentemente dal fatto che sia il tuo primo progetto o se è il tuo ventesimo. Utilizza le tue conoscenze esistenti, ma sii sempre pronto ad adeguarti.
5. Organizzazione
Quando sei responsabile di una vasta gamma di risorse monetarie, tecniche e umane, essere in grado di organizzarle di conseguenza - e tenerne traccia tutte - è estremamente importante. Pertanto, le capacità organizzative sono fondamentali.
Come sorvegliante, non è necessario essere al top di ogni dettaglio, nessuno vuole essere micromanaged, dopotutto, ma è necessario sapere che ogni risorsa viene utilizzata in modo efficace in ogni momento per massimizzare l'output. I lavoratori risponderanno sempre quando ricevono ruoli definiti con un chiaro obiettivo finale.
L'organizzazione si applica anche a te stesso. Se non riesci a gestire il tuo programma in modo efficace, non c'è speranza per il resto della squadra. Sapere dove si dovrebbe essere e quando, oltre a capire dove è probabile che sia necessario.
6. Acume commerciale
La gestione del progetto implica l'assunzione di responsabilità per molte cose; per la maggior parte delle parti interessate, il più importante di questi sarà senza dubbio il bilancio.
A meno che tu non sia abbastanza fortunato da ricevere carta bianca dall'organizzazione per cui lavori, è qui che dovrai prendere decisioni difficili. A differenza delle persone, il denaro non è flessibile: sapere dove stabilire le priorità e allocare i finanziamenti richiede un forte senso del know-how aziendale, poiché probabilmente avrai bisogno di ogni singolo centesimo.
La chiave è rimanere in cima alle finanze del progetto e valutare ogni decisione rispetto alle implicazioni fiscali. Potresti non divertirti a toccare il tuo Paperone interiore ogni volta che il tuo team richiede una risorsa aggiuntiva, ma se non lo fai, i costi del progetto - e la fiducia dello sponsor nelle tue capacità - evaporeranno.
7. Competenza in materia
Sebbene la maggior parte delle competenze in questo elenco sia trasferibile, è anche innegabile che la gestione del progetto è molto difficile a meno che tu non abbia una conoscenza e una consapevolezza del business e del settore in cui ti trovi, in particolare il lavoro più tecnico che il tuo team svolge .
Naturalmente, questo non significa che devi conoscere ogni singola sfumatura. Ma comprendere le piattaforme e i sistemi che usano ti darà un'idea molto migliore di ciò che può e non può essere raggiunto, oltre a permetterti di comunicare in modo più efficace non solo con il team ma anche con i clienti e le parti interessate.
L'importante è imparare . Se provi a inciampare in un progetto senza una reale idea delle capacità del tuo team, è improbabile che tu abbia successo. Durante le fasi di avvio e pianificazione, se ti vengono presentate aree che non ti sono familiari, dedica del tempo alla ricerca e alla comprensione il più possibile. Più sai, più il tuo team e i tuoi clienti ti apprezzeranno.
8. Pazienza
Come project manager, la pazienza è davvero una virtù. Sarai alla mercé costante della Legge di Murphy, per cui se qualcosa può andare storto, allora sicuramente lo farà. Essere in grado di fare un respiro profondo e fare un passo indietro per rivalutare la situazione (resistendo all'impulso di buttare il laptop fuori dalla finestra ed immigrare alle Figi) ti servirà senza dubbio bene.
Su un tema simile, anche un buon senso dell'umorismo aiuterà. Quando la tua squadra lavora alle scadenze, c'è sempre il potenziale per attrito; l'umorismo alleggerirà le tensioni e dimostrerà che non si è sorpresi dal processo. Come leader, spetta a te impostare il tono e la cultura del posto di lavoro - solo perché tutti lavori duro, non significa che l'ambiente debba essere soffocante.
Naturalmente, questi sono solo i migliori esempi dell'ampia e variegata gamma di competenze di cui un project manager di successo ha senza dubbio bisogno. Ma formano anche una base molto forte. Se selezioni tutte queste caselle, allora dovresti prendere seriamente in considerazione l'idea di avanzare per il prossimo compito che verrà dalla porta del tuo dipartimento.
Quali altre competenze rendono un project manager di successo? Fateci sapere nei commenti qui sotto…
