Anche se non abbiamo necessariamente bisogno di incanalare lo spirito di William Shakespeare quando giriamo un'e-mail ai nostri colleghi o manager, è comunque importante applicare una buona etichetta nel tuo Gmail o Yahoo! messaggi di posta.
Ricorda: c'è la scrittura pigra della posta elettronica e la composizione formale della posta elettronica. Quale vuoi utilizzare quando sei in ufficio?
Mettiamola in questo modo: se vuoi essere preso più sul serio e considerato più professionale, ti consigliamo vivamente quest'ultimo. Mettiamola in un altro modo: non ti arrabbi quando Bill di Marketing ti invia messaggi che sembrano più spam dagli anni '90?
Quindi, cos'è esattamente l'etichetta e-mail professionale nel 2018 e oltre?
Abbiamo una raccolta di suggerimenti per scrivere un'e-mail aziendale che non sembra essere stata scritta da un adolescente su Snapchat ma piuttosto da un adulto competente.
1. Usa un linguaggio professionale
Certo, nel mondo esterno, stai abbreviando le tue parole, scrivendo un linguaggio inappropriato che non avresti mai usato sul posto di lavoro e usando la lingua inglese con abbandono spericolato - non ci importa quante volte lo fai, per favore smetti di scrivere 'potrebbe di ", " gr8 "e" LOL "in tutte le e-mail aziendali: questi sono i tipici peccati e-mail.
Ecco come comporre un'e-mail generica per un'impostazione professionale:
- apri la tua email con un saluto
- arriva subito alla tua email
- parte bene con un segnale amichevole, come "grazie", "sinceramente" o "i migliori auguri".
Quando desideri aggiungere un altro livello di professionalità, segui solo le e-mail relative all'ufficio.
2. Comunicare il tono giusto
Se c'è una cosa che è difficile quando si invia un'e-mail, è dare un tono.
Dal momento che il destinatario non sta comunicando fisicamente e verbalmente con te, può essere difficile per l'individuo capire cosa stai veramente dicendo. Da umoristico a serio, le e-mail possono diminuire i toni di tutte le e-mail.
Quante volte uno scherzo innocuo ti ha messo nei guai?
La difficoltà principale è superare questo ostacolo e cercare di comunicare il tono giusto. Ci sono alcune raccomandazioni per raggiungere questo obiettivo:
- attenersi ai pronomi personali quando si scrive digitalmente un'e-mail
- componi le tue e-mail con la voce attiva anziché con quella passiva
- scegli le parole con attenzione: l'aggettivo o il nome sbagliato possono causare danni
- conoscere i saluti e le chiusure giuste, ma non essere troppo carino.
Spesso leggiamo troppo in un messaggio nella nostra posta in arrivo. Sono crudi? Il messaggio era sarcastico? Il mittente era aggressivo passivo?
Queste sono domande ragionevoli che ci inondano di mente leggendo l'ultimo articolo nella nostra posta in arrivo, ma è tempo di buttarle via e rendersi conto che il mittente sta solo inviando un'e-mail, non un caro John né una cara Amy.
3. Formatta la tua email
In effetti, il formato della tua e-mail potrebbe non sembrare una cosa così importante, ma è solo un livello aggiunto nella tua ricerca per perfezionare le tue comunicazioni formali. Quando scrivi un'email, vorrai mantenere un tema coerente e professionale, un modello che utilizzerai regolarmente.
Che aspetto ha il formato predefinito? È generalmente Times New Roman, misura 11 o 12, e uno spazio dopo ogni paragrafo.
Ecco un esempio:
Caro signor Vandelay,
Spero sia tutto a posto.
Ho ricevuto il tuo messaggio e vorrei ringraziarti per esserti messo in contatto con me. Ho seguito il tuo consiglio e ho inserito due elementi grafici nel rapporto per enfatizzare i nostri prodotti in lattice. Puoi vedere le immagini che ho scelto nel file allegato.
Speriamo che colpisca i nostri clienti giapponesi.
Cordialmente,
[Inserisci la firma qui]
Un formato semplice che non è elegante è sempre meglio di uno che è opulento e esagerato. Non hai bisogno di competenze informatiche incontaminate per formattare correttamente un'e-mail.
4. Evitare nomi utente scandalosi
Sia che tu stia aprendo un nuovo account e-mail in ufficio o che tu stia utilizzando la tua e-mail personale per scopi lavorativi, è compito tuo fare questa cosa: evitare il nome utente scandaloso ( o ) . Questo invierà un messaggio sbagliato ai tuoi colleghi, supervisori e capo sul tuo comportamento generale.
In poche parole: utilizzare invece .
5. Correggi ogni messaggio
Senti, non siamo tutti infallibili, sai? Commettiamo errori, motivo per cui mettono gomme sul retro delle matite e il pulsante "Elimina" sulle nostre tastiere. Succede.
La chiave è imparare dagli errori. Se il tuo obiettivo permanente è quello di correggere gli errori e imparare da essi, puoi iniziare con le tue e-mail.
Il tuo obiettivo principale è rileggere tutti i messaggi che invii. Non importa se l'e-mail è composta da due paragrafi o una lettera per il massimo dirigente dell'azienda. Esistono due modi per farlo: installare un componente aggiuntivo di grammatica nel browser - lo strumento più popolare è Grammarly - e ricontrollare la posta elettronica prima di premere il pulsante "Invia".
Se non sei mai stato uno per la struttura della frase o il tempo presente, allora dovresti certamente considerare l'installazione di Grammarly. Non sai mai se imparerai cose che hai dimenticato o che non sapevi. Chi sapeva che ci fosse un'enorme differenza tra "Se fossi" rispetto a "Se fossi"?
6. Usa la tua firma con saggezza
La tua firma e-mail è un ottimo strumento a tua disposizione perché può trasmettere molte informazioni importanti senza averlo aggiunto al contesto dei tuoi messaggi. Una firma corretta può reiterare il tuo nome, titolo, informazioni sui social media o anche qualche frase spiritosa applicabile al tuo settore. Può farti distinguere dalla massa e consentire ai destinatari di ricordarti.
Quindi, come si produce una firma che ti fa risaltare?
- limitare la firma a un massimo di quattro righe
- aggiungi le icone dei social media per portare la tua firma nel 21 ° secolo
- mantenere i colori semplici e coerenti; salta il carattere rosa e predefinito con il nero
- inserire un invito all'azione nell'ultima riga (assicurarsi di ricordare la festa in ufficio)
- astenersi dallo spreco di beni immobili preziosi inserendo il tuo indirizzo e-mail
- pubblica un'immagine colorata di te accanto alla tua firma
Ecco un esempio:
John Smith
Venditore ambulante, società ABC [collegata al sito Web]
+ (44) (0) 1632 123456
Ecco come massimizzare la potenza di una firma e-mail.
7. Capire che nulla è riservato
Ecco la verità dell'uso di Internet nel 2018: nulla è sicuro, protetto o confidenziale. Dalle infiltrazioni di dati alle violazioni della sicurezza agli hack di e-mail, sembra che tutto e tutto ciò che fai online non sia più riservato e anonimo. Basta chiedere ai dirigenti di Sony. E questo è importante ricordare la prossima volta che invii un'email piena di rimostranze e un po 'troppo personale.
In altre parole, scrivi un'email con l'idea che il resto dell'ufficio potesse vederlo. È meglio attenersi semplicemente al tuo lavoro e al vecchio adagio di "se non hai niente di carino da dire, allora non dirlo affatto". Inoltre, astenersi dal fornire troppe informazioni su dati aziendali sensibili.
Rinunciando a questi suggerimenti, potresti potenzialmente rischiare che anche altri lo leggano. È solo per tua fortuna che una volta che ti sei lamentato delle risorse umane, l'azienda è stata hackerata!
È vero che l'ambiente degli uffici è diventato un po 'rilassato negli ultimi anni. Ciò è potenzialmente dovuto al fatto che un numero crescente di millennial è entrato nella forza lavoro, portando la loro esuberanza e modi moderni nel panorama degli uffici. Ma questo comportamento non dovrebbe essere integrato nelle tue e-mail. Dovrebbe essere il contrario: professionale, pulito ed educato, come il Wall Street Journal .
Dicono che l'email è morta. Quindi, che senso ha praticare le buone maniere, comunque? Bene, considerando come lo spazio ufficio moderno vive e muore per e-mail, è sicuro dire che si sbagliano. Prima di premere "Invia" sulla tua prossima email, pensa se soddisfa i criteri di etichetta. In caso contrario, dovrai premere "Backspace" sulla tastiera e ricominciare tutto da capo. Ti vesti per il successo, quindi perché non scrivere anche per il successo?
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