7 idee per rendere più efficaci le riunioni del tuo team

Non è un segreto che nei moderni ambienti di lavoro le persone odiano le riunioni. Non c'è niente di più frustrante che correre per finire una delle tue dozzine di attività quotidiane quando, all'improvviso, sei convocato in una stanza laterale dell'ufficio insipido e sottoposto a due ore di banalità controproducente e straziante. Soprattutto quando non ci sono nemmeno biscotti.

Ma non deve - e non dovrebbe - essere così. In effetti, se fatti correttamente, le riunioni possono essere uno strumento altamente efficace. La chiave è renderli non solo sopportabili ma effettivamente produttivi - e garantire che il tempo che tutti trascorrono lontano dalle loro scrivanie non sia perso.

Quindi, come si può fare? Bene, con una pianificazione preventiva e un tocco di buon senso, in realtà. Ecco alcune idee di incontro per ottenere il meglio dalla tua squadra.

1. Assicurarsi che una riunione sia effettivamente necessaria

Nella maggior parte dei casi, la trasparenza all'interno di un'organizzazione è una buona cosa. Consentire al personale di conoscere il quadro generale dovrebbe, ovviamente, essere incoraggiato. Ma gli aggiornamenti aziendali richiedono davvero tutti gli strumenti di scaricamento per un'ora o possono invece essere distribuiti via e-mail? Oppure, se stai utilizzando strumenti di collaborazione in cui tutti possono vedere i progressi individuali su un determinato progetto, devi davvero organizzare una riunione per chiedere agli utenti aggiornamenti sullo stato?

Questo può sembrare un senso comune, ma i team perdono ancora tempo prezioso a trattare argomenti che non devono essere discussi. Ciò crea un atteggiamento negativo nei confronti delle riunioni e può iniziare a essere visto come un lavoro ingrato dai lavoratori piuttosto che come un'attività lavorativa essenziale. Cerca invece di convocare riunioni solo quando vuoi spingere qualcosa in avanti o dove qualcosa di importante deve essere detto invece di andare sullo stesso terreno stanco. Ricorda: avere incontri non è una brutta cosa, ma averne troppi lo è.

2. Inizia i tuoi incontri con il botto

Mentre trappoliamo tutti nella stanza e vi sedete, è probabile che nessuno sia preparato mentalmente per l'incontro. La maggior parte delle persone probabilmente continuerà a pensare al compito da cui è appena stata tolta, mentre il resto spererà semplicemente che le prossime ore non siano troppo dolorose.

Ecco perché è importante attirare rapidamente l'attenzione delle persone e focalizzare la loro mente. Probabilmente non lo raggiungerai lanciando direttamente una microanalisi dettagliata delle ultime proiezioni trimestrali di Marketing, quindi prova un breve quiz o un rompicapo. Rilasserà le persone e canalizzerà la loro mente lontano dal loro lavoro, oltre a coinvolgerli nel processo generale. In alternativa, riproduci un video divertente o racconta una storia interessante, qualsiasi cosa per rinfrescare e stimolare la tua squadra.

3. Avere una direzione

"Avere un'agenda" è probabilmente l'istruzione più abusata nel regolamento delle riunioni del team - santificata da alcuni e ridicolizzata da altri - ma tiene conto. Dopotutto, è molto difficile raggiungere gli obiettivi del tuo incontro se non sai quali sono questi obiettivi.

La chiave è sapere chiaramente cosa vuoi che accada e rimanere su quel corso; un mantra che può sembrare sensato ma trascura la tendenza di quasi ogni incontro a vagare senza speranza fuori pista. Per combattere questo - o almeno contenerlo - è una buona idea nominare qualcuno (o te stesso o un collega) per agire come guardiano e mantenere le cose che si muovono nella giusta direzione.

Questo non significa che dovresti chiudere o ignorare tutti i punti positivi solo perché non sono correlati, però. Se qualcuno solleva un problema che merita di essere ulteriormente discusso ma che non si collega agli obiettivi prefissati, registralo nel verbale della riunione successiva.

4. Fai delle pause

Per le riunioni più brevi, questo potrebbe non essere applicabile, ma per tutto ciò che dura più di un'ora, è fondamentale assicurarsi che tutti nella stanza possano fare almeno una breve pausa. Può essere difficile concentrarsi quando vai in bagno o sei alla disperata ricerca di una sigaretta, e non ha senso cercare di far rimbalzare idee con le persone quando non sono fisicamente a loro agio.

È anche difficile raccogliere grandi quantità di informazioni e offrire contributi significativi quando ci sei stato per 40 minuti di fila; anche un paio di minuti per un rapido allungamento delle gambe possono rinvigorire le persone e dare al loro cervello la possibilità di guardare le cose in modo diverso.

5. Coinvolgi TUTTO il tuo team

Uno dei motivi per cui a volte le riunioni possono fallire è che sono sempre le stesse voci a dominare su base settimanale. A parte il fatto che ciò provoca lo spegnimento degli altri, significa anche che non viene sfruttato tutto il potenziale della squadra. Ad esempio, uno dei membri del tuo team più silenziosi e più introversi può avere la soluzione perfetta a un problema particolare, ma potrebbe non sentirsi a proprio agio nel parlare e condividerlo.

È qui che l'onere incombe a chiunque sia incaricato della riunione di coinvolgere ogni singolo membro del team e convincerlo a contribuire, indipendentemente dal fatto che i loro suggerimenti siano positivi o negativi. Se questo implica andare in giro per la stanza e semplicemente chiedere alla gente direttamente o qualcosa di più ingannevole come gettare un peluche, l'importante è che ci siano idee diverse che fluttuano intorno e vengano ascoltate.

6. Assicurati che tutti abbiano la possibilità di prepararsi

Il problema con il brainstorming è che dire a un gruppo di persone di essere creativo è spesso il modo più semplice per uccidere qualsiasi briciola di innovazione. Piuttosto che mettere le persone sul posto, pianificare in anticipo. Non appena prenoti una sala riunioni, dai ai membri del team il maggior preavviso possibile per trovare almeno una soluzione a un problema specifico e, durante la riunione, concentrati sulla scelta della migliore.

Le persone hanno molte più probabilità di trovare idee migliori quando ricevono lo spazio e il tempo, e piuttosto che sedersi insieme in una stanza cercando di martellare insieme il primo piano che viene in mente, il gruppo può prendere il tempo per discutere e analizzare quale sarebbe il miglior modo di agire.

7. Modificare le impostazioni ora e poi

Ricordi quando eri a scuola in una giornata di sole e l'insegnante a volte prendeva la lezione fuori invece di costringere tutti a indugiare miseramente in casa? Bene, puoi anche adottare questo approccio alle riunioni. In effetti, rilassarsi in un parco soleggiato è molto più probabile che attiri la scintilla creativa di tutti piuttosto che essere rannicchiato in una piccola stanza color tortora che guarda gelosamente fuori dalla finestra.

Ovviamente, questo non è sempre pratico, soprattutto se ci sono membri del team collegati in remoto come tramite Hangouts. Ma il principio è lo stesso. Discutere le strategie durante il pranzo da Nando potrebbe essere un po 'cliché, ma almeno la vista è diversa - e il WiFi è gratuito!

Le riunioni sono un ottimo modo di lavorare insieme per risolvere problemi e problemi, oltre a garantire che tutti siano sulla stessa pagina e andare nella giusta direzione. Ma, spesso, possono portarti via da questioni più importanti e sentirti come una perdita di tempo, specialmente quando Roger di Accounts ha il suo sfogo settimanale sul suo uso della tazza.

Invece, seguendo la guida sopra, puoi negare molto di ciò che distingue le persone dalle riunioni di metà pomeriggio e concentrarti sul garantire che il tempo che passi insieme come squadra sia produttivo, utile e di successo come inizialmente previsto essere.

Hai altri suggerimenti per assicurarti che le riunioni si svolgano senza intoppi? Fateci sapere nei commenti qui sotto…

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