Ma per aumentare le entrate e massimizzare il successo, è necessario il giusto set di competenze e dispositivi per gestire un team virtuale.
Dagli strumenti collaborativi alle pratiche chiave, ecco come gestire un team virtuale ad alte prestazioni.
1. Creare una struttura e un piano
Il primo passo per gestire efficacemente i team virtuali è definire un sistema di lavoro a cui tutti possano attenersi, noto anche come procedura operativa standard (SOP). Stabilendo gli standard e stabilendo il processo di lavoro, i membri del team avranno una migliore comprensione di quanto tempo dovrebbero richiedere i compiti e generalmente avranno meno domande.
Per standardizzare le procedure e delineare le regole per tutti i dipendenti, remoti o interni, è possibile creare un manuale scaricabile. Puoi renderlo completo o semplice come desideri; l'idea è che tutti i dipendenti dovrebbero seguire la procedura necessaria per completare i loro progetti nel modo più efficiente e accurato possibile.
2. Andare avanti con la condivisione dei file
L'invio di documenti di grandi dimensioni tramite e-mail può non solo far funzionare la tua casella di posta a una velocità molto più lenta del solito, ma può anche comportare la perdita di informazioni nella traduzione, soprattutto quando si inviano commenti in un modulo separato. Per evitare del tutto questi problemi, puoi condividere file di grandi dimensioni con i membri del team attraverso un servizio basato su cloud come Dropbox.
I server di archiviazione cloud offrono tutto ciò che fa il tuo server interno, ma sono più sicuri e più facili da accedere. I tuoi file e cartelle possono essere organizzati quasi come preferisci. Nel frattempo, Dropbox ha anche un'app scaricabile, quindi puoi persino accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo, il che è perfetto se lavori in viaggio e hai bisogno di accedere a più file.
3. Impegnarsi in più canali di comunicazione
Quando ci si allontana da un modello di lavoro tradizionale, è essenziale rivedere la parte chiave di un team forte: una comunicazione efficace. E per ottenere il massimo dal tuo team, dovrai attingere ai principali strumenti di comunicazione disponibili sul mercato.
Il primo strumento essenziale di cui hai bisogno quando gestisci i lavoratori remoti è un sistema di chat sicuro che ti permetterà di inviare messaggi istantanei e chiamare i colleghi con un clic di un pulsante. Questi strumenti sono utilizzati negli uffici di tutto il mondo e offrono ai dipendenti una piattaforma per chattare sul watercooler, porre domande rapide e condividere file tra loro.
Nel frattempo, non puoi semplicemente chiedere a qualcuno di prendere una sedia accanto a te per mostrare loro il tuo processo di lavoro quando lavori da remoto. Con gli strumenti di condivisione video, d'altra parte, puoi fare effettivamente la stessa cosa! Skype, ad esempio, ti consente di videochiamare le persone mentre condividi il tuo schermo con loro in modo che possano vedere cosa stai facendo. Alcuni potrebbero sostenere che questo è persino meglio dell'allenamento di persona, ma ti lasceremo essere il giudice di quello!
4. Toccare nel software di gestione del progetto
Quando molti membri di un team stanno collaborando a un singolo progetto, l'uso del software di project management è essenziale. Ciò consente in modo efficace di tenere traccia dei processi, inserire dati e comunicare con il proprio team, nonché migliorare la collaborazione tra i membri del team.
In effetti, ci sono centinaia di strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato che possono aiutarti a semplificare un progetto e lavorare verso lo stesso obiettivo finale, da Trello a MindMeister.
5. Costruire una cultura aziendale remota
Creare una cultura aziendale può sembrare un affare un po 'complicato quando tutti i dipendenti non lavorano sotto lo stesso tetto e non hanno contatti faccia a faccia su base giornaliera. Detto questo, non è impossibile! Con la potenza di Internet, puoi vedere i tuoi colleghi utilizzando un software video o registrando brevi clip da inviare ai tuoi colleghi tramite un sistema integrato.
Puoi anche organizzare un evento (se tutti i tuoi lavoratori sono nello stesso paese) in modo che possano incontrare e costruire un legame più forte quando lavorano insieme quotidianamente. In questo modo, i tuoi dipendenti remoti avranno esperienze condivise che aiuteranno a costruire la loro fiducia e comprensione reciproca.
In alternativa, potresti organizzare frequenti recuperi tramite una chiamata di gruppo o una chat quando tutti si stanno calmando per la giornata di un venerdì pomeriggio!
6. Stabilire l'orario di lavoro impostato
Se hai dipendenti in tutti e quattro gli angoli del mondo, molto probabilmente avrai persone diverse che lavorano tutto il giorno. Tuttavia, è importante provare a stabilire orari di lavoro specifici per vari membri del team, assicurando che ci sia sempre un crossover tra almeno due team che lavorano insieme allo stesso tempo.
Ciò ridurrà sostanzialmente i tempi di consegna dei progetti se due o più persone che collaborano sono online contemporaneamente. Ciò non significa necessariamente che il loro orario di lavoro debba essere fissato, ma dovresti trovare una sorta di accordo in modo che possano sostenersi a vicenda durante un determinato giorno lavorativo.
7. Creare un sistema di calendario combinato
Per aiutarti a identificare gli orari e gli orari di lavoro dei membri del tuo team, dovresti considerare l'utilizzo di un calendario collaborativo a cui possono accedere tutti i membri del team (con diritti limitati, ovviamente - non vuoi che modifichino i propri turni!). È possibile organizzare calendari diversi per argomenti diversi (ad esempio: orario di lavoro, ferie annuali, ecc.) Oppure elencare tutti gli eventi in un unico programma e utilizzare un sistema di codifica a colori per differenziare gli argomenti.
Questa è anche un'ottima opportunità per pianificare riunioni, sessioni di formazione e altri eventi che saranno utili per i tuoi dipendenti.
8. Assumere una squadra di auto-motivatori
I grandi lavoratori remoti devono essere auto-motivati e guidati e trovare tali persone può essere a dir poco complicato. Ma per gestire un'azienda di successo, è necessario identificare se possono sedersi da soli per ore e produrre un lavoro di alta qualità.
Non solo dovrebbero essere auto-motivati, ma devono anche avere eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale per garantire che non vi siano equivoci. Inoltre, dovrebbero anche essere bravi a risolvere i problemi ed essere organizzati con eccellenti capacità di gestione del tempo.
9. Sii creativo con il Team Bonding
Quando si lavora virtualmente, potrebbe essere necessario uno sforzo molto maggiore per formare una cultura e uno "spirito di squadra", ma è essenziale che le persone creino un legame. I dipendenti devono sapere che stanno tutti lavorando per raggiungere un obiettivo finale e fanno parte di un quadro più ampio, invece di limitarsi a lavorare da soli.
Puoi creare un vero senso di squadra interagendo con i dipendenti tramite videochiamate, inviando loro regali e messaggi di compleanno personali e comunicando con loro al di fuori dell'orario di lavoro tramite i social media e altri punti vendita.
10. Imposta obiettivi e confini
Un buon modo per mantenere impegnati i dipendenti remoti è fissare obiettivi e premiarli per i risultati raggiunti. Ad esempio, se il tuo operatore remoto è un rappresentante del servizio clienti, potresti premiarlo con una carta regalo per il suo negozio preferito se raggiungono o superano obiettivi specifici.
D'altro canto, dovresti anche creare dei confini. Ad esempio, i dipendenti dovrebbero lavorare un minimo di sei ore al giorno. Se lavorano qualcosa in quel periodo, saranno pagati su base oraria.
11. Forma una squadra di leader
Un team virtuale dovrebbe, in sostanza, essere un gruppo di leader in grado di gestire i propri carichi di lavoro senza la necessità di tenere la mano. Ogni persona dovrebbe essere responsabile di una serie di compiti e dovrà condurre i propri compiti quotidiani in base al lavoro che gli viene affidato.
Mentre lavoreranno come parte di un team, dovrebbero anche mostrare la capacità di guidare in un modo o nell'altro, assegnando loro la responsabilità di un determinato compito o incaricato di una specifica sezione di un progetto.
12. Pianifica riunioni frequenti
Al fine di ottenere una sensazione di unità di squadra, è necessario organizzare incontri regolari, sia su base individuale che di squadra. La frequenza di queste riunioni dipende dal tuo programma di lavoro, ma dovresti cercare di verificare con il tuo team nel suo insieme una volta alla settimana per assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina. Nel frattempo, non esagerare: troppe riunioni possono fare più male che bene!
Questo non è solo efficace per il team bonding, ma incoraggia anche il brainstorming e la creatività tra i membri del team e crea fiducia nei team remoti. Può anche ridurre i livelli di stress ricordando ai lavoratori remoti che hanno una rete di sicurezza e un'unità con cui consultare.
Poiché il posto di lavoro non è più limitato a un solo ufficio, è essenziale adattarsi e sviluppare le proprie capacità al fine di gestire i dipendenti dall'altra parte dello stagno. Per assicurarti di ridimensionare e costruire un business solido, devi mantenere i tuoi dipendenti remoti coinvolti e motivati e queste strategie di gestione chiave possono aiutarti a raggiungere proprio questo!
Hai mai gestito una forza lavoro remota di seguito? Quali sfide e sorprese hai dovuto affrontare? Forse vuoi condividere i tuoi suggerimenti e consigli su come creare e gestire un team virtuale? Unisciti alla conversazione nella sezione commenti qui sotto e facci sapere!
